職務経歴書って何だろう?現役面接官が職務経歴書の書き方とポイントを説明します!

2019年10月6日

そもそも「職務経歴書」って何だろう?

「職務経歴書」と耳にして「なんだそれ?」と思う人も多いかと思います。新卒時代の就職活動やアルバイトの採用面接では見たことも聞いたこともなかったですよね。

中途採用においては、「職務経歴書」を使って、これまでどんな会社で、どのような仕事に就き、どのような能力を発揮してきたか、実務能力のアピールをするのです。

一度フォーマットをのぞいてみましょう。

無料フォーマットはこちら職務経歴書フォーマット

中途採用なら誰しも用意しますし、採用担当者も書類選考で必ず目を通す書類ですので、エントリー企業の募集内容、知りたいこと、求めていることに沿って、戦略的に作成することが求められます。

採用担当者は職務経歴書から応募者の書類作成能力やプレゼンテーション力も判断するので、レイアウト・文章ともに気を抜かずに作成してください。

 

用紙と書式スタイル

用紙はA4縦の白無地の横書きとし、枚数は基本的に1~2枚、多くても3枚までとします。パソコンで作成した方が編集・修正が容易ですし、採用担当者にとっても読みやすいため、お勧めです。

 

※作成のポイント

採用企業の人事担当者は、多忙な通常業務をしながら、1日20~大企業では100名もの職務経歴書を読んで、当該企業で活躍できる力があるかどうかを判断します。長すぎると後回しにされてしまうことがあるため、2~3分で読める分量=最大3ページ程度が適当です。

 

文字の大きさ、レイアウト

職務経歴書は自由な様式ですので、レイアウトも大きなアピールポイントです。パソコンで作成する場合は、本文部分を10.5~12ポイントとし、本文のフォントのスタイルとサイズはすべて統一し、行間も充分に取ります。標題や見出しは、フォントサイズを大きくしたり、ゴシック体や太字にしたりするなどして強調し、メリハリをつけます。内容に応じて表組みを取り入れるなどして、分かりやすく、読みやすいレイアウトを心がけます。

 

文章は短く、体言止めで

例えば「○○に配属」「○○の作成」「○○に従事」「〇〇に成功」など、原則として体言止めにし、1つの文章は短くすると読みやすくなります。ただし、業務での工夫点・自己PRや志望動機などの欄は丁寧語(です・ます調)で記載します。

 

その他注意点

  • 年号の統一、正式名称

職務経歴書の中での統一はもちろん、履歴書、送付状、封筒など、他の応募書類とも和歴・西暦を揃えましょう。また、会社名や部署名などの各名称は正式名称で記載します。

 

  • 資格・語学力

どの資格も原則記載可能ですが、業務と全く関係がなかったり、スコアがあまり高いと言えないものをあえて記載してしまったりするとかえって逆効果になります。

 

TOEIC:600点以上から記載可能。ビジネス上での英語使用経験がない場合で中級以上と判断されるのは800点以上からです。

英検:2級以上で記載可能。

簿記:日商か全商かを明記しましょう。

※対象となる資格や語学力がない場合は記入不要です。

 

  • 守秘義務について

守秘義務のある名称を職務経歴書で使うのは、NGです。例えば、取引先の企業名や個人名、商品名などです。守秘義務で取引企業名や商品名を伏せる場合は、「大手家電製品メーカー」「業界老舗製菓企業のパッケージ商品開発」のように、補足説明をしましょう。

もし面接で質問された場合は「お取引先との守秘義務により、正式名称はお話しできませんが」と前置きした上で、差支えない範囲で真摯に回答します。

 

いきなり書き始める前に下準備をしましょう!

いきなり書き始める前に、「これまでの自分の仕事・取り組んだこと」「どんな実績を上げてきたか」「これまでの困難と工夫」など自分のキャリアの棚卸しを行いましょう。

これらは職務経歴書を書く上での重要な材料となります。

その際に意識してほしいのは、行動や実績をできるだけ具体的に示すことです。実績を数値データで示したり、自分の強みなど「売り」となる強調したい点を盛り込みながら、簡潔に箇条書きにします。紙に書き出してもいいですし、後で職務経歴書を書く際に便利なように、パソコンの文書として整理してもよいでしょう。

 

1)棚卸ししてほしいこと一覧

  • 勤務先

事業内容(端的に)/従業員数/年商(売上)/本社所在地/設立年月日

必ずHPやパンフレットで誤りがないか確認しながら行ってください。

  • キャリアにおける移行、転換点

入社/退社/異動/昇格/配属などの転換点を把握しましょう。

  • 所属部署・役職名

所属部署は異動があるごとに記載しましょう。部下がいた場合はその人数も把握しましょう。

  • 職務内容・仕事内容

誰を対象に、何をしたかを軸にまとめましょう。

Ex)

・大手企業から中小企業までを対象に通信機器・通信サービスの新規開拓営業及び深耕営業を行う。

・大手銀行向けカード加盟店売上管理システム開発を行う。

  • 実績

業績面での貢献、売上高、顧客満足向上など、できるだけ数値化できるようにしましょう。

Ex)

2017年度:売上200,000千円

2018年度:売上250,000千円

ターゲットとなる企業を絞り、業界分析や顧客分析を行ったうえでのソリューション提案をすることで、これまで取引ができていなかった大手保険会社との新規取引を開始し、1年間で5000万円の売上アップができた。

 

2)スペシャルキャリアの洗い出し

あなたのキャリアの中での特殊な経験や受賞歴などをまとめます。

  • 特殊な経験

新規事業や営業所、店舗などの立ち上げ

社内・社外のでの表彰(社内の賞やマイナーな賞の場合は概要や難易度も付記しましょう。)

 

3)職業能力のPRポイントを整理しましょう

職務経歴書に盛り込むPRポイントを整理するフェーズです。1)、2)を参考に「~ができる(できるようになった)」「~を達成した」「~を身につけた」「~が得意」「~の知識がある」「~は自信がある」などを箇条書きにしましょう。

あなたの強みが見つかります。

 

4)応募企業ごとに内容を取捨選択

1)~3)の作業で、あなたの職務経歴や資格、能力、ノウハウなどが書き出された「職務経歴書の基礎」ができあがったはずです。しかし、これらすべてを職務経歴書に記載してしまうと、「この応募者は何をアピールしたいのだろう」と説明能力を疑われることになります。全てを際限なく記載するのが正しいわけではなく、「相手が知りたいこと」を軸に構成することが大変重要です。

 

  • 企業が求めている要件を整理

まずは企業が応募者に何を求めているかを、採用情報や会社情報などから読みとることが重要です。第二新卒の場合は特定のスキルを求めることは少なく、「顧客への接し方」「周囲への発信力」など抽象的なものが多いです。

 

例えば営業募集の場合、採用情報の仕事内容に、

「新規開拓営業・フォロー営業」「パンフレット等の販促企画も担当」

と記載があったとします。

そうすると、

・「新規開拓営業」

→「顧客への新規アプローチは大変そうだけど行動量がカギ」

→「積極的な行動を起こした経験」

 

・「フォロー営業」

→「顧客との関係性構築がカギ」

→「定期的な連絡と細かな要望ヒアリングができるか」

 

このように何が求められていているのかの仮説を立て、自分は何ができるのかを書き出してみましょう。

  • 求められている要件と自分のキャリアのすり合わせ

これら「求められている要件」に対してアピールできる材料を「職務経歴書の基礎」から抜粋しながら整理してください。さらに応募先企業でどんな仕事をしたいかを、その理由と共にまとめておくと、志望動機を書く際にも役立ちます。能力や仕事に対する姿勢などでPRしたいポイントを書きだしておくと良いでしょう。

こうして、職務経歴書に盛り込む内容のアウトラインを決めていきます。

 

求職者からよくいただく質問→「職務経歴書に書く実績がないけどどうすればいいの?」

転職を希望する方の方で「職務経歴書が書けない」「書くことがない」という相談が良く入ります。よくよく話を聞くと、職務経歴書の「書き方」は分かるのだけれど、そこに「何を書いたら書類選考で評価してもらえるかが分からない」「実績や成果に自信を持てず、企業にアピールできる材料なのか不安」と思い悩んでいるケースがほとんどです。

 

でもご安心ください。採用担当者は「派手な成果や表彰歴は重視しない」という方がほとんどです。

過去の成果や実績だけでは評価の対象にはなり得ません。

では何を書けばよいのでしょう?
最後に、実際にあった相談事例から、書類選考で正しく評価してもらうための「職務経歴書」のケーススタディをしましょう。

 

 

ケース1 新卒入社して1年半。勤務期間が短く、経験が浅い人の場合

 

社会人経験が浅くて、書けることが少ない第二新卒者のケースです。まず念頭に置いてほしいのは、採用担当者は第二新卒者に豊富な経験や実績を求めてはいないということ。小さなことでもいいので、仕事の中でしてきた自分なりの工夫や、なぜそれをやろうとしたかという話を聞きたいのです。

社会人経験が1年半で、これまでの仕事は電話でのアポ取り(いわゆるテレマ・テレアポ)のみの人が、広告代理店の法人営業職への転職を希望しているとします。

職務経歴書に「1日200件電話しました」と書いた場合、「仕事の量をこなせる人」とは評価できますが、採用担当者は「顧客のニーズを引き出せる人が欲しい」と思っているので、「この人は量をこなしていただけの人」と判断されることがあります。

しかしそこで、「1日のうち、担当者様がいらっしゃる午前のタイミングにテレアポを重点的にし…」「電話口で断られた場合でも過去の実績や他社での導入事例を聞くことによって提案の余地を探していた」といった要素を伝えられると、「仮説を立てて顧客へのアプローチができる人なら、仕事内容が変わっても顧客のニーズを考えて先回りした提案ができるだろう」と評価は高まります。

このように、仕事の一部分を具体化に説明できたり、目的を持った行動ができていることが伝われば、ステージが変わっても(転職しても)再現できそうな人だと判断してもらえます。

ケース2 業務のほとんどが定型業務・ルーティンワークの人の場合

自分は毎日決められた同じ業務を繰り返しているだけで、職務経歴書に書いても何もアピールにならない、と考えている人はたくさんいらっしゃいます。

しかし、決められた業務を時間通りにミスなく正確にこなすことも企業が求職者に求める重要項目です。

このような決められた業務(ルーチンワーク)をしっかり行うための工夫や努力を具体的に書いてみると良いでしょう。

 

例えば、伝票処理という1つの業務は一見すると同じことの繰り返しをしているように思えますが、実際は違いますよね。

毎日異なったタイミングで異なった種類の伝票がイレギュラーな要素を持ちながら自分のもとにやってくるでしょう。

そうすると、単に伝票処理を決められた方法でこなしていくというより、いつイレギュラーが来てもよいように出来るだけ目の前の仕事は即処理するように心がけているのではないでしょうか。

あるいは、決められた業務をより効率化できるようにマニュアル作成やワークフローを改善するというような「仕組みを変えた」経験からも大きな工夫といえます。

ルーティンワークをこなしていただけではなく、どんな小さなことでもいいので、あなたがどのような工夫・改善をしたか、なぜそれをしたかを説明すれば、大きなアピールになるでしょう。

 

ケース3 業界や会社の業績が下降トレンドで、業績を挙げられていない人の場合

 

業界や会社の業績が思わしくなく、それに伴い個人の成績も下がっており、売上を伸ばすどころか年々下がってきているのでどう書いたらいいのか・・・。

 

これは一見難しそうに見えるのですが、すごくチャンスです。

この場合、逆境の中でも顧客から評価をいただいた、チーム一丸となって成果を出すための工夫をしたというエピソードが良いでしょう。

 

例えば、「業界自体が傾いてしまうことは想定していたため、顧客が取引先を絞る際に自分を選んでいただける工夫を早期に取り組んだ。具体的には、細かな情報共有を毎月定期的に行い、アポイントを定例化していた。それを評価してくれた顧客が別の製品に目を付け、購入をしてくれた。」

このようなエピソードは、顧客からの信頼を勝ち得ていた証拠であり、定量的な実績とは別軸での大きなアピールになります。

実績は、たとえ良くなくても正直に伝えつつ、その業界・会社の背景を受け入れた上での工夫をエピソードと共に職務経歴書で伝えましょう。

 

 

それでも不安が残る場合は転職のプロに相談してみましょう。

とはいっても大手からベンチャーまでかなりの数の転職エージェントが存在するため、以下には求職者時代に利用したもの採用担当としてお取引している転職エージェントを5つだけ厳選して紹介します!

どれも第二新卒者に特化しているエージェントなので、履歴書や職務経歴書の添削はもちろん、就業までのフォローも非常に手厚いのでお勧めしたいです。

1位:DYM就職  

DYM就職は特に書類添削が丁寧なエージェントです。「既卒で就活を頑張る人」の支援に特化したエージェントサービスで、利用者の内定率96%と、既卒就活サイトの中でもNo.1ともいえる実績を持っています。

一般的に既卒の正社員内定率は約30%と言われていますが、一方で、「DYM就職」でサポートを受けた既卒者の内定率は96%です。DYM就職のサポートを活用すれば、内定率を大きく伸ばせるといえます。

2.UZUZ(ウズウズ)
 
「行動したくてたまらない」という気持ちを表現した言葉「UZUZ」。
その名の通り、フリーターや既卒・第二新卒などキャリアを今から気付いていく方々をターゲットにしたエージェントです。
この記事の筆者もUZUZの無料研修とエージェントサービスがセットになったウズウズカレッジ を利用しましたが、他社エージェントにはない丁寧な研修と就業決定までのフォローが一貫し多サービスでした。
UZUZの場合は社員の方々が既卒や第二新卒で転職を経験していることから、ユーザーとの目線が近いことも丁寧さの秘訣なのかもしれません。

3.マイナビジョブ20’s

言わずと知れた株式会社マイナビの20代特化型エージェントサービスです。マイナビの豊富な情報網を活かしつつも、20代という若年層に特化しているからこそ、求職者へのフォロー体制は非常に細かいものがあります。またサイト上での求人数は少ないのですが、非公開求人が80~90%あるといわれており、面談に行かないと紹介されない「レア求人」が『マイナビジョブ20’s』では見つけることができます。

4位:ハタラクティブ

若年層のフリーターや既卒・第二新卒に特化した就職、転職支援サービスを行っており、若手求人数・知識量ではダントツの1位です。
丁寧なキャリアカウンセリング・面接対策・入社後フォローで、正統派転職エージェントの代名詞的存在です。 「まずは感覚を掴む」という意味で面談を申し込む方も多いはずです。


5.ジェイック(JAIC)
 
既卒、第二新卒、大学中退、フリーターまで20代の就職支援をワンストップで無償提供しており、就職後のフォロー支援では厚生労働省から『職業紹介優良事業者』の認定を受けている優良エージェントです。 (国内でも48社しかありません) 
ビジネスマナーから書類作成方法・面接の対策まで、就業決定のために丁寧に教えてくれます。通常のエージェントと異なる点は『就職講座×面接会』を全国各地で展開しており、企業と求職者のマッチングイベント形式で企業を知れるところです。

上記5社であなたに良いアドバイスをくれるエージェントが見つかることを願っています。